VEDTÆGTER FOR FORENINGEN RIO MIRA
§ 1. Foreningens navn er Rio Mira.

§ 2. Foreningens hjemsted er København.

§ 3. Foreningen Rio Mira er et non-profit fritidskollektiv, som ejer og driver Quinta do Bogalho,
beliggende i Alentejo i Portugal.
Stk. 2. Foreningens formål er at skabe et fysisk, socialt og kulturelt fællesskab og fremme mellemfolkelige relationer. Foreningen bygger på basisdemokrati og medlemmernes aktive deltagelse, hvor alle yder efter evne.

§ 4. Som medlem af foreningen kan optages enhver, der erklærer sig enig i foreningens formål samt indbetaler et indskud og yder foreningen et rentefrit lån, der er uopsigeligt, så længe medlemskabet varer. Størrelsen på indskud og lån fastsættes af Fællesmødet.
Stk. 2. Det maksimale antal medlemmer er 75. Når antallet af medlemmer kommer under 75 kan nye medlemmer optages af optagelsesgruppen, jf. § 16.
Stk. 3.1. En arving efter et medlem kan overtage medlemmets bestående medlemskab inden 3 måneder efter, at foreningen skriftligt er blevet orienteret om dødsfaldet, jf. § 5 stk. 3. Der indbetales ikke yderligere lån og indskud, jvf. dog § 5 stk. 4.
Stk. 3.2. Et medlem kan i levende live overdrage sit medlemskab til en arving på samme vilkår som ved dødsfald.
Stk. 4. Unge fra 18 til 30 år kan blive medlem af foreningen mod at betale et indskud, svarende til halvdelen af det, som Fællesmødet har fastsat i medfør af stk. 1.
Stk. 5. Ved det fyldte 30. år, skal den resterende halvdel af indskuddet og det rentefri lån, indbetales, for at oppebære fortsat medlemskab.

§ 5. Udmeldelse kan ske med 3 måneders varsel til den første i en måned og meddeles Administrationsgruppen skriftligt.
Stk. 2. Medlemmets lån, jf. § 4 stk. 1, tilbagebetales med fradrag af foreningens eventuelle tilgodehavender senest 9 måneder efter, at medlemskabet et ophørt.
Stk. 3. I tilfælde af død tilbagebetales medlemmets lån med fradrag af foreningens eventuelle tilgodehavender senest 3 måneder efter, at foreningen skriftligt er blevet orienteret om dødsfaldet.
Stk. 4. ”Rabat-medlemskab ” og ”Parmedlemskab” er kun gældende i 1. generation. Herefter betales lån, indskud og kontingent op til det til enhver tid gældende beløb. Eller medlemskabet opgøres ifølge vedtægterne.

§ 6 For foreningens forpligtelser hæfter foreningen alene med sin formue over for tredjemand.

§ 7. Medlemmerne betaler et kontingent, der fastsættes på Fællesmødet i november på basis af et godkendt budget.
Stk. 2. Parforholdsmedlemmer optaget før 21.11.2009 i henhold til de vedtægter, der var gældende før nærværende vedtægter, betaler tilsammen et kontingent, der svarer til 1½ gang det normale kontingent for ét medlem.
Stk. 3. Medlemmer, der opholder sig på Quinta’en over 6 uger i et kalenderår, skal til dækning af forbrugsafgifter betale et beløb pr. døgn, der ligger ud over de 6 uger. Beløbet fastsættes af Fællesmødet og fremgår husordenen.

§ 8. I budgettet kan ikke nægtes optaget udgifter vedrørende pantegæld, ejendomsskatter, afgifter, forsikringer (herunder brandforsikring) samt andre udgifter, som det i henhold til lovgivning påhviler foreningen at afholde, samt udgifter, der er nødvendige for at bevare foreningens aktiver i en efter forholdene rimelig stand.
Stk. 2. Kontingentet skal fastsættes således, at det mindst dækker foreningens udgifter til de omkostninger, der er fastlagt i budgettet.
Stk. 3.1. Et medlem, der ikke er ajour med kontingent og eventuelle rykkergebyrer, har ingen stemmeret ved Fællesmøder og kan ej heller have fuldmagt for noget medlem.
Stk. 3.2. Kontingent betales kvartalsvis forud. Det skal indbetales senest den 15. i hver af de 4 kvartalsmåneder januar, april, juli og oktober.
Stk. 4. Ved for sen indbetaling af kontingent opkræves et rykkergebyr – jf. husordenen. Rykkere udsendes med 3 måneders mellemrum indtil restancen inkl. rykkergebyr er betalt. Efter 3 på hinanden følgende rykkere betragtes medlemskabet som værende ophørt efter udgangen af den 3.måned efter sidste rykker. Sidste rykker skal for medlemmer bosat i Danmark fremsendes med afleveringsattest, hvilken udgift tillige tillægges foreningens kontingenttilgodehavende hos medlemmet. (Afleveringsattest benyttes ikke for medlemmer bosat uden for Danmarks grænser). Medlemmets tilgodehavende opgøres herefter og udbetales efter fradrag af foreningens tilgodehavende.

§ 9. Medlemmerne er underlagt den husorden, som er vedtaget på Fællesmødet ved almindelig stemmeflerhed blandt de fremmødte medlemmer.

§ 10. Fællesmødet er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. På Fællesmødet udstikkes de overordnede retningslinjer for arbejdsgruppernes arbejde – jf. § 16.
Stk. 2. Der afholdes Fællesmøde i Danmark i april og november, kaldet henholdsvis Forårsfællesmødet og Efterårsfællesmødet. Der kan herudover indkaldes til ekstraordinært Fællesmøde, når mindst en fjerdedel af medlemmerne eller administrationsgruppen ønsker det.

§ 11. Regnskabsåret følger kalenderåret. Det reviderede regnskab skal udsendes til medlemmerne senest sammen med indkaldelsen til Fællesmødet i april.

§ 12. Forårsfællesmødet afholdes inden udgangen af april og har følgende punkter på dagsordenen:
1. Valg af dirigent og 2 referenter.
2. Godkendelse af referat fra seneste Fællesmøde.
3. Beretning fra grupperne.
4. Godkendelse af foreningens officielle regnskab.
5. Forslag fra arbejdsgrupper og udvalg.
6. Forslag fra medlemmer.
7. Valg af administrationsgruppe – (efter dette punkt suspenderes mødet for konstituering af administrationsgruppen, således at både selve konstitueringen og
præciseringen af kassererens dispositionsret kan meddeles mødet og indføres i referatet sammen med selve valget).
8. Fastsættelse af næste møde.
9. Eventuelt.

§ 13. Efterårsfællesmødet afholdes inden udgangen af november og har følgende dagsorden:
1. Valg af dirigent og 2 referenter.
2. Godkendelse af referat fra seneste Fællesmøde.
3. Beretning fra grupperne.
4. Godkendelse af budget – herunder fastsættelse af kontingent, indskud og rentefrit lån.
5. Forslag fra arbejdsgrupper og udvalg.
6. Valg af 2 interne kritiske revisorer samt evt valg af ekstern revisor.
7. Forslag fra medlemmer.
8. Fastsættelse af næste møde.
9. Eventuelt.

§ 14. Administrationsgruppen indkalder foreningens medlemmer til Fællesmøde med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen sker pr e-mail og skal indeholde punkter til dagsorden.
Stk. 2. Punkter til dagsorden, herunder forslag fra arbejdsgrupper, nedsatte udvalg og medlemmer, skal være Administrationsgruppen i hænde senest 28 dage før mødets afholdelse.

§ 15. Enhver har adgang til møderne, medmindre mødet beslutter andet.
Stk. 2. På møderne afgøres alle anliggender, hvor intet andet er bestemt, ved simpel stemmeflerhed blandt de fremmødte og repræsenterede medlemmer.
Stk. 3. Et medlem kan lade sig repræsentere ved en skriftlig fuldmagt. Hver fuldmagtshaver kan kun repræsentere ét medlem. Dirigenten afgør, hvorvidt fuldmagten er gyldig, samt i hvilket omfang der er givet fuldmagt.
Stk. 4. Dirigenten afgør, hvorledes afstemningen skal foregå. Såfremt mindst en fjerdedel af de tilstedeværende medlemmer forlanger det, skal der afholdes skriftlig afstemning. Hvis der er lige mange stemmer for og imod et forslag til beslutning, er forslaget ikke vedtaget. Ved valg af medlemmer til tillidsposter i foreningen afgøres valget i tilfælde af stemmelighed ved lodtrækning.
Stk. 5. Til vedtagelse af beslutninger, der går ud på at ændre vedtægterne samt alle væsentlige dispositioner f.eks. køb af fast ejendom, påbegyndelsen af større byggeprojekter, samt andre investeringer af større karakter, der kan påvirke indeværende eller kommende budgetter betydeligt, kræves at mindst halvdelen af medlemmerne er repræsenteret på mødet, og at beslutningen tages med mindst tre fjerdedeles flertal blandt de repræsenterede medlemmer. Er mindre end halvdelen af medlemmerne repræsenteret, kan det ved simpel stemmeflerhed besluttes, at der indkaldes til nyt møde senest 4 uger efter med 14 dages skriftligt varsel. På dette møde kan beslutningen tages med tre fjerdedeles flertal blandt de repræsenterede medlemmer.
Stk. 6. Til vedtagelse af foreningens opløsning eller salg af foreningens ejendomme, kræves, at samtlige medlemmer er repræsenteret, og at beslutningen vedtages med syv ottendedeles flertal.
Stk. 7. Er samtlige medlemmer ikke repræsenteret kan det ved simpel stemmeflerhed besluttes, at der indkaldes til nyt møde senest 4 uger efter med 14 dages skriftligt varsel. På dette møde kan beslutningen tages med syv ottendedeles flertal blandt de repræsenterede medlemmer.

§ 16. Foreningen struktur er vist på bilag 1 og kan beskrives således:
Administrationsgruppen:
Varetager foreningens daglige drift, herunder udstedelse af familie- og intropas, kontingentopkrævning mv. Administrationsgruppen har prokura til at træffe beslutninger af nødvendig og uopsættelig karakter herunder økonomiske dispositioner inden for vedtægternes rammer og i overensstemmelse med det på Efterårsfællesmødet godkendte budget. Gruppen består af 5 medlemmer og maksimalt 2 suppleanter. Valget foregår på forårsfællesmødet, således at medlemmerne vælges for 2 år ad gangen og suppleanterne for 1 år. I lige årstal vælges 2 medlemmer og i ulige årstal vælges 3 medlemmer til administrationsgruppen. Foreningen tegnes af 3 medlemmer af gruppen i forening, bortset fra almindelige løbende bankforretninger, der tegnes af 2 medlemmer. Gruppen konstituerer sig selv og vælger en formand/koordinator samt en regnskabskyndig kasserer. Om nødvendigt ansættes en ekstern regnskabskyndig kasserer.
Gruppen for fysisk planlægning (GfFP):
Er en paraplyorganisation for foreningens arbejdsgrupper. Formændene for arbejdsgrupperne samt foreningens kasserer er fødte medlemmer af gruppen. Ved forfald kan sendes et andet gruppemedlem. Gruppens møder er åbne for foreningens øvrige medlemmer. GfFP koordinerer arbejdsgruppernes aktiviteter og økonomi. GfFP indstiller til efterårsfællesmødet et budget indenfor den af administrationsgruppen angivne ramme, for afholdelse af udgifterne i arbejdsgrupperne under hensyn til helheden i foreningen. GfFp sørger for sammenhæng og kommunikation mellem arbejdsgrupperne.
Følgende grupper er åbne for alle medlemmer, som ønsker at deltage:
Optagelsesgruppen:
Optagelsesgruppen optager nye medlemmer, jf. § 4, stk. 2.
Byggegruppen:
Varetager vedligeholdelse og renovering af ejendommens bygninger og kommer med forslag til nyanlæg på grunden.
Landskabsgruppen:
Landskabsgruppen varetager bevarelsen af det særlige kultur- og naturlandskab på Quintaen gennem vedligeholdelse af beplantninger og gennem nyplantninger på grunden.
Landskabsgruppen udarbejder forslag til udviklingen af grunden og større landskabsprojekter og planteplaner til godkendelse på Fællesmødet. Landskabsgruppen udfører Fællesmødets beslutninger.
Landskabsgruppen forestår driften af de landskabelige elementer som brandbælter, stier, bænke, indhegninger, hække, tømmer- og brændeproduktion mv. og har ansvaret for maskiner og værktøj.
Inventargruppen:
Varetager vedligeholdelse og indkøb af inventar, møbler, lysarmaturer, hårde hvidevarer og service m.v.
Fritidsgruppen:
Påser vedligeholdelse af boldbanen og øvrige sportsanlæg samt kommer med forslag til nye fritidsaktiviteter på grunden.
IT- og kommunikationsgruppen – ITK-gruppen:
Gruppens arbejde består dels af en IT-rettet del og dels i produktion af Nyhedsbrevet.
Den IT-rettede del:
Etablering og vedligeholdelse af internetadgang på Quinta do Bogalho.
Etablering og vedligeholdelse af ny hjemmeside.
Nyhedsbrevet:
Nyhedsbrevet er forankret i ITK-gruppen med en fast redaktør, der indsamler stof og trækker på assistance efter behov. Nyhedsbrevet udsendes til alle medlemmer via mail og arkiveres på hjemmesiden. Formålet er at informere om, hvad der sker på Quintaen, i Foreningen, i Portugal og blandt medlemmerne. Nyhedsbrevene udsendes minimum 4 gange årligt og deadline for bidrag fremgår af nyhedsbrevet.
ITK-gruppen udpeger en formand/-kvinde for gruppen.
Kulturgruppen:
Indsamler arkivmateriale og ældre effekter, der bidrager til oplysning om ejendommens og foreningens fortid og dens forhold til det omgivende samfund. Gruppen konstituerer sig selv og vælger ud af deres midte en formand/koordinator, der indkalder til gruppemøder og aflægger beretning på foreningens Fællesmøder.
Alle møder føres til referat og offentliggøres på foreningens hjemmeside og i Rio Mira bladet.
Grupperne er ansvarlige for overholdelse af deres budget.
Stk. 2. Foruden disse grupper kan Fællesmødet etablere nye grupper til løsning af særligt definerede opgaver.

§ 17. I tilfælde af foreningens opløsning realiseres alle foreningens aktiver bedst muligt, og det indvundne provenu anvendes i følgende rækkefølge:
1. Alle gældsforpligtelser og andre forpligtelser dækkes forlods.
2. Herefter tilbagebetales medlemmernes lån til foreningen, jf. § 4.
3. Herefter tilbagebetales medlemmernes indskud, jf. § 4.
4. Restprovenuet skænkes til Odemira by og anvendes til sociale og kulturelle formål.
Således vedtaget på fællesmødet den 23. april 2022

Ajourført maj 2017 af Ole K (201)

Ajourført dec. 2019 af Aase Rieck Sørensen (168) ændring §16 + §16 bilag 1 om struktur

Ajourført August 2022 af Erling Krohn

h